Sada kada smo vam približili oba koncepta – i baze podataka i unakrsne tabele, postavlja se pitanje kako odrediti koji od njih je najbolje rešenje za vaše potrebe? U najvećem broju slučajeva korišćenje oba modela predstavlja najbolje rešenje. Da bi vam sva ova priča bila još jasnija, ponudićemo vam jedan jednostavan primer:
Kompaniji „AAA“ potrebna je metoda za čuvanje informacija o realizovanoj prodaji svojim klijentima, u koju bi bila uključena i mogućnost štampanja faktura i mogućnost praćenja narudžbina i kontakt informacija o klijentima. Takođe, firmi je potrebna i mogućnost brze kalkulacije uticaja povećanja/smanjenja cena proizvoda na njihove ukupne prihode, zajedno sa načinom za analizu trendova.
Kao rešenje, kompanija je izabrala sledeće: prvo, razvili su Access bazu podataka u kojoj čuvaju sve podatke o kupcima i njihovim porudžbinama. Ova baza podataka uključuje sledeće tabele: Kontakti, Proizvodi i Narudžbine. Na osnovu ovih tabela, takođe su kreirani i upiti na kojima se zasnivaju izveštaji, a jedan od tipova izveštaja je i faktura. Kreirali su i forme za lak i brz unos podataka i user-friendly glavni meni za lakšu navigaciju. Na ovaj način obezbedili su efikasan način za unos i skladištenje podataka, kako i za generisanje informacija za fakture, izveštaje o prodaji, i razne druge izveštaje namenjene upravljanju firmom.
Kao drugo, iskoristili su Excel-ove radne listove za brze kalkulacije uticaja promena cena i prodaje na ukupne prihode, isprobavanjem raznih poslovnih scenarija. Takođe, mogu iskoristiti informacije o prodaji za analizu trendova generisanjem grafikona. Na ovaj način omogućeno im je da na lak način analiziraju podatke i uočavaju trendove, sa alatima koji su lako razumljivi.
Šta možemo uočiti iz ovog primera? Generalno gledano, baze podataka koriste se za smeštanje/skladištenje podataka, a unakrsne tabele za analizu podataka. Ukoliko trenutno koristite unakrsne tabele za skladištenje informacija, postavite sebi sledeća pitanja:
- Da li vas izmene u jednom radnom listu teraju na izmene u drugim radnim listovima koji su u relaciji?
- Da li je sadašnju količinu podataka teško održavati?
- Da li imate nekoliko radnih listova koji su u relaciji (kao npr. odvojeni listovi o prodaji po različitim regionima)?
- Da li vidite sve relevantne podatke na jednom ekranu, ili morate da scroll-ujete ekran da biste videli potpunu informaciju?
- Da li postoji potreba da više ljudi odjednom pristupi istim podacima?
- Da li imate potrebu za ekstrakcijom specifičnih podataka?
Ukoliko su bar dva odgovora potvrdna, trebalo bi da razmislite o premeštanju vaših podataka u bazu podataka.
Znači, koristite baze podataka ukoliko:
- imate veliku količinu informacija koja postaje neupravljiva u unakrsnim tabelama
- imate potrebu za čestim izmenama podataka
- imate potrebu za izveštajima zasnovanim na informacijama.
Unakrsne tabele koristite ukoliko:
- želite da izvodite brojne automatske kalkulacije
- imate potrebu za praćenjem jednostavnih lista podataka
- želite da lako i brzo kreirate grafikone na osnovu podataka
- želite da isprobate više poslovnih „What-if“ scenarija.
U većini slučajeva, korišćenje kombinacije – čuvanja poslovnih podataka u bazama i korišćenje unakrsnih tablica za analizu podataka, predstavljaće najbolje rešenje.
Pratite Krstaricu i preko mobilne aplikacije za Android i iPhone.