Excel – Lista ili baza podataka

Sam Excel nije namenjen za manipulaciju bazama podataka, ali u sebi poseduje određene mogućnosti i funkcije koje u određenim slučajevima imaju prednost u odnosu na klasične sisteme za upravljanje bazama podataka. Baza podataka kreirana u Excel-u naziva se i „lista“, i ona faktički predstavlja seriju uređenih podataka smeštenih u jednu listu (tabelu). Sa gledišta Excel-a imamo:

• Unutrašnje baze podataka – uređene serije podataka u Excel-ovim radnim listovima.
• Spoljašnje baze podataka – baze podataka uvezene u radne listove Excel-a, uglavnom radi analiza.

Same podatke u listama možemo sortirati, filtrirati, predstavljati ih u vidu „Pivot“ (izvedenih) tabela i analizirati na različite načine.

Osnovni pojmovi sa kojima se radi u listama su:

• polje (engl. field) – koje u Excel-u predstavlja svaka kolona koja pripada listi, i koja sadrži slične podatke istog tipa. Znači, u jednoj koloni se nalaze podaci koji su jednako formatirani.
• zapis ili slog (engl. record) – zapis predstavljaju sve ćelije (podaci) u jednom redu (npr. podaci nekom kupcu: naziv, adresa, telefon itd.). Pošto jedan radni list ima maksimalno 65.536 redova, to je i maksimalni broj slogova u jednoj listi.
• naziv polja (engl. field name) – predstavlja naslovni red jedne liste. U tom redu se nalaze opisi polja baze. Nazivi polja nisu neophodni da bi koristili neke funkcije nad listom, ali da bi iskoristili sve mogućnosti Excel-a unesite nazive polja. Ovi nazivi mogu da sadrže: prazna mesta, crte i specijalne znakove, za razliku od pravih baza podataka.

Kao slikoviti opis prethodne priče navešćemo i jedan primer koji je blizak svakome. Svi mi imamo telefonske imenike, u kojima držimo podatake sa imenima i telefonima naših poznanika. Ovo je u stvari jedna baza podataka koja nije u elektronskom obliku. Kada je predstavljamo u Excel-u, ime, prezime i telefon predstavljaće naslove polja (polja), podatak o svakom našem kontaktu predstavljaće jedan red u listi tj. zapis ili slog (kao na slici). Kada vršimo uvoz podataka iz spoljnih izvora, Excel će ih predstaviti u vidu liste, takođe kada želimo da izvezemo podatke u neku od formata baza podataka, sve podatke moramo struktuirati u listu.

Pratite Krstaricu i preko mobilne aplikacije za Android i iPhone.