Excel – Sprečite dupliranje podataka

Ukoliko Excel koristite kao mesto za smeštanje manjih baza podataka, ili jednostavno imate određene strukturirane tabele sa sličnim podacima, nekada neće poželeti da se podaci ponavljaju u određenim kolonama. Na primer, imamo dokument kojim pratimo proizvode i njihovo brojno stanje u nekom skladištu, a u prvoj koloni imamo šifre proizvoda. Da bi ova mala baza ostala konzistentna, moraćemo da onemogućimo unos istih šifara u prvu kolonu. Onemogućenje istovetnih unosa ćemo dobiti korišćenjem Excel-ove alatke „Data Validation„, odnosno proverom valjanosti podataka u smislu jedinstvenosti šifre proizvoda. Pomoću ove alatke, izvršićemo i obaveštavanje korisnika obrasca da je uneo dupliranu šifru.

Kreirajte tabelu sličnu ovoj na slici, i unesite neke podatke, koji moraju biti jedinstveni. Selektujte ceo blok ćelija, u naše slučaju to je blok A3:A12 i izaberite padajući meni „Data> Validation“. Otvoriće vam se dijalog prozor „Data Validation“, pređite odmah na karticu „Settings“ i iz liste „Allow“ izaberite „Custom„. Ova opcija prihvata istinosne iskaze „True“ ili „False„. Da bi naš primer bio funkcionalan, potrebna nam je formula koja će uporediti unetu vrednost u ćeliju sa ostalim, već unetim vrednostima iz bloka ćelija.

Funkcija koju ćemo iskoristiti je „COUNTIF„, koja prebrojava broj ćelija koje imaju istu vrednost za zadatom. U našem slučaju formula bi bila:

COUNTIF($A$3:$A$12; A13)=1)

Formula će prebrojati sve vrednosti u bloku A3:A12 koje sadrže istu vrednost kao vrednost uneta u ćeliju A13. U slučaju da je funkcija vratila broj jedan (1), znači da nema ponavljanja i istinosna vrednost iskaza je „True„, u suprotnom je „False„. Pri unosu formule, blok ćelija smo apsolutno adresirali, a vrednost koju upoređujemo – relativno. Ovo je zbog toga što ćemo istu validaciju primeniti za sve ćelije (iskopirati).

Kada smo podesili funkciju za proveru, ostaje nam samo da sastavimo poruku upozorenja za korisnika, koja će ga obaveštavati da je uneo šifru koja se ponavlja. U istom dijalog prozoru pređite na karticu „Error Alert„, i iz liste „Style“ izaberite „Stop„. Ovim smo postavili ikonicu dijalog upozorenja. U polje „Title“ unesite naslov upozoravajućeg dijaloga, na primer: „Greska pri unosu“. I na kraju, unosimo samu poruku o grešci u polje „Error message„, na primer: „Duplirana sifra“. Kliknite na „OK“ i probajte unos, i jedinstvenih šifri i ponavljajućih. Kada budete uneli šifru koja se ponavlja, dobićete poruku o grešci (kao na slici).

Pratite Krstaricu i preko mobilne aplikacije za Android i iPhone.