Outlook – Zakazivanje sastanaka (I deo – Planiranje)

Ono što Outlook 2000 čini zaista snažnim jeste to što vam omogućava da sarađujete sa drugima. Korišćenjem alatke „Plan a Meeting tool“ možete isplanirati sastanak sa jednom ili više osoba. Outlook-ova mogućnost planiranja dopušta vam da „zavirite“ u planove drugih osoba radi utvrđivanja njihovog slobodnog vremena. Dodatna mogućnost je i to da uz pomoć alatke „AutoPick“ možete automatski utvrditi prvi termin kada su svi pozvani na sastanak slobodni, čak i kada je taj termin tek nekoliko dana unapred.

Postoji nekoliko prednosti planiranja vaših sastanaka uz pomoć Outlook-a. Kao prvo, svi pozvani mogu da vam odgovore na vaš zahtev putem e-mail-a, tako da automatski možete ispratiti sve odgovore i na taj način odrediti ko će prisustvovati sastanku, a ko neće. Drugo, za sve one koji prihvate poziv na sastanak, Outlook će automatski podesiti sastanak u njihovim kalendarima odmah po njihovom odgovoru. Kao treće, proces otkazivanja sastanaka je vrlo lak. Outlook će automatski poslati otkaznu poruku svim pozvanim na sastanak ukoliko vi odlučite da otkažete sastanak. Kada pozvani otvore poruke, mogu vrlo lako da uklone planirani sastanak iz njihovih kalendara, i to iz prozora poruke. Imajte na umu to da planiranje i zakazivanje sastanaka korišćenjem Outlook-a radi samo ukoliko i ostali saradnici takođe koriste Outlook.

Sam proces planiranja ide sledećim koracima:

1. U okviru Outlook-a pređite u sekciju Calendar, pa sa Action menija izaberite opciju Plan a Meeting. Pojaviće vam se dijalog prozor „Plan a Meeting“.
2. Kliknite dugme Invite Others radi otvaranja dijaloga Select Attendees and Resources. Po otvaranju selektujte sve one koji treba da prisustvuju sastanku iz liste dostupne iz Outlook-a, te izaberite jednu od alternativa – „Required“ ili „Optional“, a sve u zavisnosti od toga koga sigurno želite na sastanku, a koga opciono. Pozvane na sastanak možete izabrati iz liste „Contacts“, liste „Global Address“, itd.
3. Kada izaberete sve osobe koje želite da prisustvuju sastanku, kliknite „OK“. Bićete vraćeni u dijalog prozor „Plan a Meeting“, gde će svi izabrani biti izlistani pored mreže, u kojoj možete videti njihovo raspoloživo vreme.

Nastavljamo u sledećem prilogu.

Pratite Krstaricu na www.krstarica.com