Outlook – Zakazivanje sastanaka (II deo – Pozivanje)

  –  

Kada smo odredili ko treba da prisustvuje sastanaku, i vreme i trajanje samog sastanka, vreme rezervisano za sastanak moลพemo videti kao vertikalnu belu liniju unutar mreลพe. Naลก cilj je da data linija ostane bele boje – ลกto indicira da niko od pozvanih nije zauzet neฤim drugim tokom vremena planiranog za sastanak. Za bilo koju pozvanu osobu koja je zauzeta ili nije u kancelariji prikazaฤ‡e se obojeni deo bele linije, a boja ฤ‡e biti odreฤ‘ena prema legendi koja se nalazi ispod mreลพe kalendara. Iลกrafirani „No Information“ indikator prikazuje one osobe koji ne koriste vaลก Outlook server, ili osobe koje se ne nalaze u vaลกoj firmi. Meฤ‘utim, ukoliko oni koji su pozvani (a nisu iz vaลกe firme) ipak koriste Outlook, biฤ‡e u moguฤ‡nosti da prime poziv i odgovore na njega, ali vi neฤ‡ete moฤ‡i da vidite vreme njihove zauzetosti (tj. dostupnosti za sastanak).

  1. Pronaฤ‘ite vreme kada su svi ili veฤ‡ina od pozvanih slobodni.
    Preko dugmeta Options moลพete odrediti da se u vremenskoj mreลพi prikaลพe samo radno vreme, kako biste imali bolji pregled raspoloลพivog vremena saradnika. Preko istog dugmeta i opcije Refresh Free/Busy izvrลกiฤ‡ete osveลพavanje, tj. ponovnu proveru kalendara vaลกih saradnika, a sve zbog moguฤ‡ih eventualnih promena. Odreฤ‘ivanje vremena poฤetka i zavrลกetka sastanka vrลกite uz pomoฤ‡ drop-down menija, za datum i vreme, ili moลพete prepustiti Outlook-u da pronaฤ‘e prvi slobodan termin za sve pozvane saradnike, i to koriลกฤ‡enjem tastera „AutoPick“. Uz pomoฤ‡ dva dugmeta sa svake strane dugmeta „AutoPick“ moลพete odrediti prvi prethodni, odnosno prvi sledeฤ‡i slobodni termin. Samo dugme „AutoPick“ ima nekoliko opcija.
  2. Kada jednom odredite sve pozvane (i njihove resurse) i slobodan termin za sastanak, kliknite dugme „Make Meeting“.
  3. Kao rezultat prethodnog koraka videฤ‡ete prozor „Untitled – Meeting“. Unesite naslov e-mail-a koji ฤ‡e biti upuฤ‡en pozvanima i prigodne detalje u telo poruke.
  4. Kliknite dugme „Send“ radi slanja pozivnog e-mail-a svojim saradnicima.

Nastavljamo u sledeฤ‡em prilogu.

Pratite Krstaricu na www.krstarica.com